Un déménagement d’entreprise est toujours un enjeu majeur qui peut avoir un impact significatif sur les finances de votre entreprise. Mais combien cela coûte-t-il réellement ? Dans cet article, nous allons explorer les différents facteurs qui influencent le coût d’un déménagement d’entreprise et vous fournir des conseils pratiques pour réduire ces coûts.
Définition des facteurs de coût
Lorsqu’il s’agit de déterminer le coût d’un déménagement d’entreprise, plusieurs facteurs entrent en jeu. La distance du déménagement, la taille de votre entreprise, la quantité de biens à déménager, les services supplémentaires requis, et même la période de l’année peuvent tous avoir un impact sur le coût final.
Pour prendre en compte l’ensemble de ses facteurs et d’autres qui sont spécifiques à votre entreprise, vous devrez faire une étude de besoins. Nous allons vous donner un aperçu de la méthode à utiliser (qui restera bien entendu à adapter à votre cas précis).
Méthodes d’estimation des coûts
Différentes méthodes permettent d’estimer les coûts d’un déménagement d’entreprise. Les devis en ligne peuvent être pratiques pour obtenir une estimation initiale, mais une évaluation sur place sera la seule manière pour vous d’obtenir une évaluation plus précise. Assurez-vous de demander des devis détaillés qui incluent tous les services nécessaires.
Vous devez préciser quel type de service vous avez besoin, car les possibilités sont nombreuses. Notez bien que l’ensemble de ces services jouent un rôle sur le tarif qui vous sera proposé, choisissez bien en fonction de vos besoins propres et évitez de déléguer quand vous pouvez assumer certaines tâches avec votre équipe. Voici des exemples de services proposés :
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Planification complète du déménagement : Une entreprise de déménagement peut prendre en charge la planification détaillée de tout le processus, en s’assurant que chaque étape est organisée de manière efficace et sans interruption des activités de l’entreprise.
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Emballage et déballage : L’équipe de déménagement peut fournir des services d’emballage professionnels pour protéger les biens de l’entreprise pendant le transport. Ils peuvent également s’occuper du déballage une fois arrivés à la nouvelle adresse.
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Démontage et remontage du mobilier : Les déménageurs peuvent démonter et remonter le mobilier de bureau, les étagères, les armoires,. Cela facilite le transport et permet de garantir que tout est correctement installé dans le nouvel espace.
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Transport sécurisé : L’entreprise de déménagement peut assurer un transport sécurisé des biens de l’entreprise, en utilisant des véhicules en fonction des objets transportés et en prenant toutes les précautions nécessaires pour éviter les dommages.
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Gestion des documents sensibles : Si l’entreprise a des documents confidentiels ou sensibles, les déménageurs peuvent proposer des services spéciaux pour les manipuler et les transporter en toute sécurité.
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Installation et configuration du matériel informatique : Les déménageurs peuvent également aider à l’installation et à la configuration du matériel informatique dans le nouvel espace, en veillant à ce que tout fonctionne correctement.
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Nettoyage après le déménagement : Une entreprise de déménagement peut également proposer des services de nettoyage une fois que le déménagement est terminé, afin de laisser le nouvel espace propre et prêt à être utilisé.
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Gestion des formalités administratives : Les déménageurs peuvent également aider à gérer les formalités administratives liées au déménagement, telles que les autorisations nécessaires auprès des autorités compétentes.
Faire appel à des professionnels est recommandé dans la quasi totalité des cas car les enjeux financiers et d’assurance sont trop importants pour que vous puissiez vous en passer. Prenez donc le temps de demander plusieurs devis et prévoyez le plus longtemps possible à l’avance votre déménagement pour avoir le temps de bien vous organiser.
Coûts typiques d’un déménagement d’entreprise
Les coûts d’un déménagement d’entreprise varient énormément et il est impossible de fournir une fourchette estimative car chaque proposition est unique et les facteurs sont trop variables. Pour vous donner une idée générale, les critères principaux sont listés ci-après.
Distance
La distance entre l’ancienne et la nouvelle adresse est un facteur clé dans la détermination du prix d’un déménagement. Plus la distance est longue, plus les frais de transport seront élevés. Si un déménagement est réalisé à l’international, vous devrez prévoir probablement des coûts supplémentaires car cela implique d’autres frais (souvent des frais administratifs et d’assurance pour les autorisations de transit).
Volume et poids des biens
Le volume et le poids des biens à déménager ont un impact direct sur le prix. Plus il y a d’objets à transporter, plus le coût sera élevé. Certains déménageurs utilisent des formules de calcul basées sur le volume ou le poids pour établir leur tarification. Le type de matériaux à déménager peut aussi avoir une influence, notamment dans le cas de matières dangereuses ou particulièrement fragiles.
Accès et difficulté
L’accessibilité des lieux peut également influencer le prix. Si l’ancienne ou la nouvelle adresse présente des difficultés d’accès, comme des escaliers étroits, des ascenseurs non disponibles ou des distances de stationnement importantes, cela peut entraîner des frais supplémentaires. Certaines équipes de déménagements sont spécialisées dans les lieux difficiles d’accès ou dans des conditions extrêmes, renseignez vous sur l’expérience de vos prestataires si vous pensez être dans une situation atypique.
Services supplémentaires
Certains services supplémentaires, tels que l’emballage et le déballage, le démontage et le remontage du mobilier, le stockage temporaire, l’assurance, etc., peuvent être proposés par les déménageurs moyennant des frais supplémentaires. Ces services peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Comparez toujours le prix final et ne vous arrêtez pas forcément sur les prix les plus bas proposés si vous avez besoin d’autres services, car le prix peut parfois doubler ou tripler lorsque vous rajoutez ces options.
Période du déménagement
Comme pour un déménagement d’un particulier, la période à laquelle vous prévoyez de déménager peut également influencer le prix. Les périodes de forte demande, comme les week-ends, les jours fériés ou les mois d’été, peuvent entraîner des tarifs plus élevés en raison de la disponibilité limitée des déménageurs. Certains prestataires consentiront à de fortes ristournes si vous pouvez vous adapter à leur calendrier, pensez à en discuter avec eux car cela peut être une solution gagnant / gagnant qui réduira le coût de votre déménagement.
Conseils pour réduire les coûts
La planification de votre déménagement
Vous pouvez prendre des mesures pour réduire les coûts de votre déménagement d’entreprise. Pensez à planifier votre déménagement à l’avance pour éviter les frais de dernière minute. Impliquez votre équipe dans le processus pour économiser sur les coûts de main-d’œuvre. Une des solutions consiste à déterminer ce qui sera réellement utile dans votre nouvel espace et de vous débarrasser de tout ce qui n’est pas absolument nécessaire.
Certaines entreprises préfèrent aussi racheter du matériel plutôt que de déménager des objets qui devront de toute manière être remplacés par la suite. Vous pouvez faire un fichier précis avec vos équipes qui détermine la solution la plus économique entre le déménagement ou le rachat. Déterminez dans ce cas estimation de la durée de vie du matériel existant et le coût d’un remplacement à neuf pour comparer.
Faire jouer la concurrence
Au niveau des professionnels que vous allez contacter, comparez les devis de plusieurs prestataires de services pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Discutez avec eux en prenant le temps de visualiser toutes les options, parlez leur directement de comment vous pouvez obtenir de meilleurs tarifs. N’oubliez pas de négocier les prix car les marges peuvent varier énormément dans ce secteur et vous êtes le client.
Certains consentent par exemple à un rabais si vous vous engagez à faire de la publicité autour de leur solution de déménagement auprès d’autres entreprises.
Témoignages et conseils
Pour vous donner une perspective concrète, vous pouvez contacter d’autres entreprises qui ont récemment déménagé. Elles partageront leurs expériences et donneront des conseils sur la gestion des coûts. Vous pouvez vous renseigner auprès des chambres de commerce qui sauront vous mettre en contact avec des entreprises dans le même secteur d’activité que le vôtre.
Un déménagement d’entreprise peut être un investissement financier important, mais en prenant des mesures proactives, vous pouvez réduire les coûts et assurer une transition en douceur. En gardant à l’esprit les facteurs clés qui influencent les coûts, en obtenant des devis détaillés, vous serez mieux préparé pour gérer les coûts de votre déménagement d’entreprise. N’oubliez pas que chaque déménagement est unique,votre approche doit donc être adaptée en fonction de vos besoins spécifiques.