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Comment déménager des archives d’entreprise

Que ce soit suite à une rénovation ou à un changement d’adresse, en tant que chef d’entreprise, vous serez amené à relocaliser vos archives. Cette opération exige une préparation minutieuse. Vous devez donc vous poser les bonnes questions pour un déménagement d’archives réussi. Quels documents garder ? Comment choisir le nouveau local de stockage ? Comment organiser le transfert de vos archives ?

Faire l’inventaire de vos archives

La première étape lors du déménagement de vos archives est d’en établir la quantité. Vous aurez donc une idée claire sur l’état global de vos archives. N’hésitez pas à faire le tri pour ne garder que les documents qui sont toujours utiles pour votre entreprise. Procéder au recollement de vos archives permettra aussi de définir s’il y a des dossiers manquants ou abîmés. Vous pourrez ainsi noter s’il y a des dossiers qui ont été perdus ou procéder à la destruction des documents qui n’ont plus une valeur légale.

Au cas où vous constateriez une dégradation importante de documents cruciaux, vous pouvez prévoir leur restauration voire opter pour une opération de numérisation. En évaluant l’ancienne méthode de classement de vos archives, vous aurez l’occasion d’établir un nouveau système de repérage qui vous permettra de remédier aux déficits de vos anciennes méthodes.

Le métrage Linéaire : unité de calcul

Vous pouvez vous baser sur la typologie et le volume pour faire le classement nécessaire au transfert. Sachez que vos calculs seront pris en charge dans l’élaboration des rayonnages. En effet, les prestataires utilisent le métro linéaire comme unité de calcul pour répertorier un stockage. Il faut mentionner qu’un mètre carré équivaut à 8 mètres linéaires. Cela correspond approximativement à 40 000 feuilles. De même, sachez qu’une armoire de bureau de taille standard peut accueillir environ 6 mètres linéaires d’archives. Cela peut se traduire par 30 000 papiers de format A4.

Afin de calculer combien de mètres linéaires sont nécessaires à vos archives, il y a plusieurs angles de traitement. Par exemple, si vous disposez vos documents de manière empilée, vous devez mesurer la hauteur des piles qu’ils forment. Si au contraire ils sont disposés de manière verticale, vous devrez simplement calculer la longueur sur laquelle ils s’étendent. Si vous procédez à un rangement dans des casiers, vous aurez à définir la longueur spécifique à chaque tiroir. Au cas où il s’agit d’un amas, pensez à déterminer le volume en utilisant le mètre cube. Par la suite, le résultat obtenu devra être multiplié par huit pour définir le métrage linéaire.

Il est également utile d’inventorier le matériel nécessaire à la gestion et au stockage de vos archives pour pouvoir l’adapter à votre nouvel espace.

Préparez les nouveaux locaux

Il est très important de préparer au préalable le nouveau lieu où vont être stockées vos archives. Il faut vérifier si sa configuration est en adéquation avec le volume de documents qui y seront déposés. Il est aussi important de savoir si ce nouvel espace est conforme aux normes de préservation qui empêcheront la détérioration de vos précieux documents. Dans cette perspective, nous vous recommandons d’évaluer des critères comme la température, l’exposition à la lumière et le degré d’humidité.

De même, il faut relever les détails techniques en rapport avec l’infrastructure. De la hauteur du plafond à la disposition des tuyaux et en passant par les sorties de secours, rien ne doit être laissé au hasard. C’est pourquoi il est recommandé d’effectuer une ou plusieurs visites de vos futurs locaux avant de finaliser le transfert de vos archives. En ayant toutes les données, vous pourrez optimiser l’usage de votre futur espace de rangement d’archives tout en garantissant une accessibilité optimale.

Demandez l’aide de professionnels

Pour des données exactes et des résultats adaptés, il est préférable de confier cette procédure à un prestataire de service expérimenté. En effet, laisser votre personnel se charger de cette mission peut créer une marge d’erreur colossale. Pour traiter un volume important d’archives pouvant contenir des documents confidentiels, faites confiance à Rolls Rapides. Notre entreprise s’est distinguée aussi bien auprès des PME qu’en collaborant avec des sociétés internationales.

En prenant contact avec nos opérateurs, vous découvrirez nos solutions de déménagement pour des archives d’entreprise. Nos experts se chargent d’évaluer vos besoins et vous proposent les formules les mieux adaptées à votre situation. Nous vous faisons parvenir un devis maîtrisé et transparent avec un rapport qualité/prix avantageux.