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Les documents nécessaires à la préparation de commande

La phase de préparation de commande est probablement l’une des étapes les plus importantes en logistique. Vous ignorez quels sont ces documents ? Ce guide est fait pour vous.

La préparation de commande, qu’est-ce que c’est ?

La préparation de commande débute par le prélèvement des articles demandés, dans le stockage, aussi bien dans l’entrepôt d’une usine que d’un magasin. Ils sont ensuite rassemblés avant d’être expédiés au client en respectant les quantités demandées.

La préparation de commande est une étape essentielle dans la chaîne de logistique puisqu’elle permet d’apporter satisfaction aux clients. Plusieurs éléments déterminent la qualité de la préparation des commandes :

  • La rapidité de la préparation,
  • La fiabilité du système de traitement des commandes en évitant les erreurs,
  • La méthode choisie pour l’emballage des produits

La préparation de commande, étape par étape

Le traitement des commandes se déroule en 4 grandes étapes :

  • La planification de la préparation de la commande,
  • L’itinéraire de prélèvement,
  • Le prélèvement (ou picking)
  • Préparation de commande pour l’expédition

Les deux processus d’acheminement

Il existe deux systèmes de prélèvement des articles. Le système choisi de l’entrepôt.

La marchandise vers le préparateur

Dans ce système, le stock est acheminé automatiquement grâce aux machines vers le préparateur de commande qui dispose d’une table. Celle-ci lui permet de prendre les articles demandés tout en réduisant les déplacements dans l’entrepôt ainsi que la marge d’erreurs.

Le préparateur vers la marchandise

Dans ce processus, le préparateur va chercher les produits directement dans le stock. Pour cela, il s’appuie sur un système de guidage et d’engins de manutentions comme un chariot élévateur ou un chariot de préparation de commandes par exemple.

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La documentation logistique de la préparation de commande

bon de commande préparation

La préparation de commande repose sur plusieurs documents qui seront utilisés pour toutes les étapes de la logistique.

Le bon de commande

Le bon de commande est réalisé lors de la vente entre un fournisseur et un acheteur. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, il permet de sécuriser les ventes en gardant une trace écrite de l’achat. Il comprend plusieurs éléments :

  • L’identité de l’émetteur,
  • L’identité du destinataire,
  • Les informations sur les produits commandés (quantité, prix),
  • Le montant de la TVA,
  • La date,
  • Le numéro de commande,
  • La date de livraison

D’autres informations peuvent également être présentes sur le bon de commande comme le mode de paiement, les conditions de vente, de livraison et de rétractation.

L’ordre de picking

L’ordre de picking livre tous les détails des produits comme leur quantité et leur emplacement dans l’entrepôt. L’allée, le rayonnage et l’itinéraire du préparateur de commandes sont également indiqués pour simplifier la préparation de la commande.

Le bon de livraison

Le bon de livraison permet au destinataire final de s’assurer que les produits livrés sont ceux qu’il a commandés. Dans le même temps, il permet au vendeur d’avoir une preuve que le client a bien reçu sa commande. Bien souvent, les entreprises utilisent une preuve de livraison électronique pour simplifier l’accès aux informations sur les livraisons des commandes.

Les autres documents

En plus de cette documentation, la préparation de commandes peut également utiliser d’autres types de pièces.

  • La packing list contient les caractéristiques des produits présents dans l’emballage à livrer,
  • La feuille de route indique au transporteur la destination à laquelle livrer les produits,
  • Le numéro de suivi, ou tracking number, permet d’identifier et suivre l’envoi des produits, de leur sortie d’entrepôt jusqu’à leur destination.
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